Cómo escribir un comunicado de prensa
Un comunicado o gacetilla de prensa es un mensaje escrito para comunicar formal u oficialmente una novedad o información de interés a los medios de comunicación. Se trata de una herramienta fundamental para el trabajo periodístico.
Idealmente, un comunicado de prensa debe contener un título, una bajada o encabezado (opcional), fecha y lugar donde se emite, un texto principal (o cuerpo del comunicado) y un boilerplate (acerca de) con datos de contacto para los medios. Puede también contener una cita textual de un vocero de la empresa u organización.
Debe ser breve, conciso y enfocado en datos concretos o hechos. Debe responder fácilmente a las preguntas: qué, quién, cuándo, cómo, dónde y por qué.
Ejemplo
Es fundamental que esté bien redactado y que resulte de interpretación sencilla. Los periodistas suelen recibir cientos de comunicados por día, y si su redacción es confusa o poco clara, lo más probable es que lo descarten de inmediato.
En el caso de que la información que se desea comunicar sea muy extensa, lo recomendable es resumirla en el comunicado y acompañarlo con material de apoyo (fotos, infografías, documentos, white papers, videos, reportes, etc.)
Estructura
Título: debe contener el núcleo principal de la información, es decir, debe contar la historia en una sola línea (o dos como máximo).
Bajada: debe complementar al título con una o dos ideas que resalten la importancia de la noticia.
Cuerpo del texto: debe contar la noticia en forma integral, de manera breve y sintética. El texto debe estructurarse en forma de pirámide invertida, es decir, presentando la información de mayor a menor importancia.
Boilerplate o “acerca de”: brinda información de fondo acerca de quién está difundiendo la noticia. Debe describir de forma concisa a la organización (puede incluir más de uno si es un comunicado conjunto entre dos o más organizaciones). Es una forma de presentar la organización a un destinatario que puede no conocer de ella. No debe subestimarse, puesto que es la sección que valida la identidad de la fuente de cara al periodista, y para un periodista la confiabilidad de una fuente es determinante a la hora de evaluar una información.
Información de contacto: Suministrar un correo electrónico y un número teléfonico es fundamental para que los periodistas puedan contactarse rápidamente con la fuente para solicitar más detalles o disipar dudas acerca de la información contenida en el comunicado. Al igual que el boilerplate, ayuda a brindar confianza en la información.
Recomendaciones generales
Evitar “adornar” el comunicado. Un comunicado debe presentar hechos y datos. Agregar adjetivos para intentar embellecer la información no sólo no surtirá efecto, sino que puede resultar contraproducente, haciendo perder interés en el texto.
Enviar en archivo .doc o en el cuerpo del correo electrónico. Evitar utilizar formatos como .pdf o imágenes, que obligan a reescribir la información.
Evitar el formateado excesivo. Puede utilizarse una fuente de mayor tamaño para el título, negritas o cursiva, pero lo mejor es emplear un formateado sencillo que no entorpezca la lectura.
Listar los comunicados de prensa en el sitio web. Una práctica recomendable es publicar los comunicados de prensa en un apartado especialmente creado para periodistas en el sitio web de la empresa u organización. Estas secciones comúnmente son llamadas sala de prensa o centro de prensa.
Prioridad en la divulgación de información. Si se va a difundir una información determinada por varios canales (como redes sociales u otros) es sumamente importante que se comunique antes, o al mismo tiempo, a los medios. Si la información contenida en un comunicado ha sido difundida con anterioridad por otros canales, los medios y periodistas pueden perder interés en la misma.
Distribución y publicación simultánea a todos los destinatarios. Es conveniente enviar los comunicados al mismo tiempo a todos los destinatarios, sin discriminación, y publicar al mismo tiempo la web. Si lo que se pretende es dar una primicia o exclusiva a un medio o periodista en particular, la herramienta a utilizar no es el comunicado de prensa.
Busque asesoramiento. Si no está seguro de cómo preparar y divulgar un comunicado de prensa, lo mejor es buscar ayuda de un profesional. Puede buscar asesoramiento con una agencia de relaciones públicas o un profesional de comunicación institucional para lograr un resultado óptimo.